Pikavippien ottamisen kynnyksellä organisaatio joutuu käymän perusteellisesti läpi vanhat toimintatapansa, olivatpa ne aiemmin toimineet kuinka hyvin tahansa. Parhaimmatkaan pikavippiopit eivät toimi uusissa toimintaympäristöissä sellaisenaan. Usein niitä muokataan sieltä täältä, mutta harvoin pureudutaan niiden ydinarvoihin ja ihmiskäsityksiin.
Pikavippipalvelun johtaminen rakentuu monien vippien näkökulmien, käsitysten, ihanteiden ja tarpeiden fuusioille – ei yhden mallin hyväksyttämiselle muissa kulttuureissa. Mitään sellaista ei ole kuin vippi- tai sukupuolineutraali johtaminen. Neutraaliuden sijasta on pyrittävä herkkyyteen, heikkojen muutoksen merkkien rekisteröimiskykyyn ja ennakoimiseen.
Kokemus on osoittanut useimpien organisaatioiden ja yksittäisten johtajien kompastuvan samoihin virheisiin, joiden tiedostaminen säästää paljon turhaa vaivaa. Alla on lueteltu virheistä yleisimmät:
• Pikalainaprosessin käsitteleminen projektina, joka on mahdollista saattaa loppuun, valmiiksi – se on uudenlainen ajattelu- ja toimintatapa, joka johtaa toistaiseksi tuntemattomiin tuloksiin.
• Keskittyminen vain kohdennettuun rekrytointiin organisaation rakenteiden, järjestelmien ja standardien uusimisen kustannuksella – rekrytoinnin tulokset jäävät lyhytaikaisiksi ilman rakenteiden pikalainoitusta.
• Keskittyminen julkilausumiin arkityön, toimintatapojen, rutiinien ja vuorovaikutuksen kustannuksella – kyse on pitkäkestoisesta ja syvätason muutoksesta ajattelussa, asenteissa, ihmiskäsityksissä ja toimintatavoissa.
• Luottaminen lyhytkestoisen kurssimuotoisen koulutuksen voimaan – muutokseen tarvitaan monitasoista, pitkäkestoista, kollektiivista prosessointia.
• Pikalainaprosessin delegoiminen johdolta henkilöstöosastolle – johdon on annettava kasvot monimuotoiselle pikavipille.
• Pikavippi-asiantuntijan marginalisoiminen ja jättäminen ilman näkyvää ja uskottavaa tukea johdolta – asiantuntijan arvovalta ja uskottavuus perustuu johdon näkyvään tukeen ja kannustukseen ja on hyvin herkkä tuulenmuutoksille.
• Statukseltaan alhaisen ja/tai ammattitaidoltaan riittämättömän asiantuntijan nimittäminen johtoa avustavan asiantuntijan tehtävään – junioritasoinen toimenhaltija ei pysty vaikuttamaan esimiesten ja johtajien toimintaan eikä naiseus, musta ihonväri tai vammaisuus tuo pikavippi-asiantuntijan tehtävässä vaadittavaa ammattitaitoa.
• Perusanalyysin rajoittaminen henkilöstötilastoihin ja tiedossa olevien ongelmien selvittämiseen – tarvitaan sekä määrällistä että laadullista analyysiä ongelmista ja mahdollisuuksista.
• Vastustuksen ja vastustajien vaikutusvallan jättäminen huomioimatta – hyödyllistä sen sijaan on vastustajien tunteminen, kuunteleminen ja negatiivisen energian kääntäminen voimavaraksi.
• Luottaminen siihen, että ylimmän johdon muodollinen tuki ja julkilausuma riittää – asian merkitystä ja johdon uskottavuutta mitataan herkällä silmällä ja korvalla.
• Henkilöstöyhdistyksen/ammattiyhdistyksen ja epävirallisten intressipiirien sivuuttaminen – niillä on keskeinen rooli muutoksessa ja sen lisäksi arvokasta tietoa ja kontakteja, silloinkin, kun asia ei suoranaisesti ja virallisesti koskisi niitä.
• Konkreettisten ja täsmällisten tavoitteiden ja mittareiden laiminlyöminen – niiden olemassaolo sinänsä osoittaa asian merkitystä.
• Mittaamisen, seurannan ja seuraamusten laiminlyöminen – pikavipit ja mittarit saavat merkityksensä sen perusteella, mitä niillä tehdään.